Privacy

Camelot respecteert uw privacy. Deze Privacy policy legt uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarvoor we dat doen, op welke rechtsgrond, met wie we gegevens delen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten u heeft onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke is Camelot Beleggersclub, een feitelijke vereniging, gevestigd te Meersemhof 41, 9050 Gentbrugge. Voor alle vragen over deze Privacy policy en voor het uitoefenen van uw rechten kan u terecht op bestuur@camelotbeleggers.club.

De website www.camelotbeleggers.club wordt technisch beheerd door Camelot Labs bv, Meersemhof 41, 9000 Gent, België (BE 0477.799.234), die daarbij optreedt in opdracht van de club.

Camelot behoudt zich het recht voor om deze Privacy policy te wijzigen. De geldende versie vindt u steeds op www.camelotbeleggers.club; bij belangrijke wijzigingen informeren wij de leden.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken enkel de gegevens die nodig zijn voor de werking van de club:

• Identificatie- en contactgegevens die u zelf verstrekt via het inschrijvingsformulier of per e-mail: naam, voornaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer en geboortedatum;
• Lidmaatschapsgegevens: de gekozen orde en Ronde Tafel, toetredingsdatum en winstaandelen;
• Financiële gegevens die nodig zijn voor het innen van de toetredingsbijdrage en het lidgeld en voor de boekhouding van de club: IBAN, BIC en de naam van de rekeninghouder;
• Communicatie die u met het bestuur voert (e-mails, brieven, formulieren);
• Berichten die u typt in de publieke AI-assistent van de website (Lady Ragna). Deze gesprekken zijn anoniem — wij vragen u geen persoonsgegevens in te voeren in de chat;
• Technische loggegevens van de webserver (zoals IP-adres, tijdstip en bezochte pagina), nodig voor de beveiliging en de werking van de website.

Wij kopen of huren geen gegevensbestanden van derden en verkopen uw gegevens nooit.

U bent niet verplicht gegevens te verstrekken, maar zonder de noodzakelijke gegevens (zoals naam en e-mailadres) kunnen wij uw kandidatuur of lidmaatschap niet behandelen.

3. Waarvoor en op welke rechtsgrond verwerken wij uw gegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden, telkens met de bijbehorende rechtsgrond uit de AVG:

• De behandeling van uw kandidatuur en de kennismaking (rechtsgrond: maatregelen vóór de totstandkoming van een overeenkomst, art. 6.1.b AVG);
• De ledenadministratie en de uitvoering van het lidmaatschap: Ronde Tafels, winstaandelen, vergaderingen en stemmingen (rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst, art. 6.1.b AVG);
• Het innen van bijdragen en het voeren van de boekhouding van de club (rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichtingen, art. 6.1.b en 6.1.c AVG);
• Het versturen van uitnodigingen, verslagen en clubinformatie aan leden (rechtsgrond: gerechtvaardigd belang van de clubwerking, art. 6.1.f AVG — u kan zich hier steeds tegen verzetten);
• De beveiliging en het goed functioneren van de website, aan de hand van technische logbestanden (rechtsgrond: gerechtvaardigd belang, art. 6.1.f AVG);
• Het beantwoorden van vragen via de AI-assistent op de website (rechtsgrond: gerechtvaardigd belang, art. 6.1.f AVG).

Wij doen niet aan profilering en nemen geen geautomatiseerde beslissingen die rechtsgevolgen voor u hebben. De AI-assistent geeft algemene informatie over de club en geen financieel advies.

3bis. Meting van onze e-mails

Wanneer wij u een e-mail sturen — een uitnodiging, de agenda, een verslag, een rapport of een herinnering — meten wij of die e-mail u bereikt heeft. Wij doen dat op twee manieren: de e-mail bevat een klein, onzichtbaar beeldbestand dat door uw e-mailprogramma wordt opgehaald, en de koppelingen in de e-mail lopen via onze eigen server voordat u op de bestemming uitkomt.

Wat wij daarbij vastleggen. Per e-mail: het tijdstip van de aanvraag, de technische omschrijving van het programma dat ze deed (de zogenaamde user-agent), en een versleutelde weergave van het IP-adres. Dat laatste bewaren wij gehasht: wij kunnen er niet uit afleiden waar u zich bevond, alleen of twee aanvragen van dezelfde plek kwamen. Deze gegevens zijn gekoppeld aan uw lidmaatschap.

Waarom wij dit doen. Om te weten of onze berichten aankomen. Een uitnodiging die niemand bereikt, een rapport dat in een spamfilter verdwijnt of een herinnering die nooit geleverd wordt, moeten wij kunnen opmerken. De rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f AVG): het behoorlijk kunnen besturen van de vereniging en het bereiken van haar leden.

Wat deze meting niet is. Zij bewijst niet dat u een e-mail gelezen hebt, en wij gebruiken haar ook niet zo. Grote aanbieders halen de beelden in een e-mail automatisch op zodra die binnenkomt — er is dan niemand die kijkt. Andere programma’s blokkeren beelden juist volledig, waardoor een zorgvuldig gelezen e-mail geen enkel spoor nalaat. Een meting zegt dus iets over uw e-mailaanbieder, niet over uw gedrag. Wij zullen de afwezigheid van een meting daarom nooit tegen u gebruiken, en al zeker niet als bewijs bij een herinnering of een betwisting.

Wie het ziet, en hoe lang. Deze gegevens zijn zichtbaar voor het bestuur in de beheeromgeving van de club, en voor niemand anders. Zij worden na twaalf maanden gewist.

Uw keuze. U kan bezwaar maken tegen deze meting. Stuur daarvoor een e-mail naar bestuur@camelotbeleggers.club. Wij schakelen de meting voor uw berichten dan uit; u blijft alle e-mails van de club gewoon ontvangen.

4. Met wie delen wij uw gegevens?

Uw gegevens worden enkel gedeeld met dienstverleners (verwerkers) die nodig zijn voor de werking van de club en de website, telkens onder passende contractuele afspraken:

• Hosting van de website en de clubsystemen: Hetzner Online GmbH (datacenters in de Europese Unie);
• E-mailverzending (zoals bevestigingen van uw inschrijving): Resend;
• De AI-assistent Lady Ragna: chatberichten worden verwerkt door Anthropic om een antwoord te genereren;
• Het besloten ledenplatform van de club draait bij Mighty Networks en heeft een eigen privacybeleid dat u bij registratie aanvaardt.

Sommige van deze dienstverleners zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (met name in de Verenigde Staten). In dat geval steunt de doorgifte op passende waarborgen zoals een adequaatheidsbesluit (bv. het EU-US Data Privacy Framework) of standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Meer informatie over deze waarborgen kan u opvragen via bestuur@camelotbeleggers.club.

Daarnaast kunnen gegevens worden vrijgegeven wanneer dit wettelijk verplicht is, bijvoorbeeld ingevolge een gerechtelijk bevel. Camelot zal u daarover in redelijkheid vooraf informeren, tenzij dat wettelijk niet is toegestaan.

Geanonimiseerde en geaggregeerde gegevens (zoals de bezoekersstatistieken van de website of het aantal leden per orde) kunnen gepubliceerd worden; u bent daaruit nooit identificeerbaar.

5. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig:

• Kandidaturen die niet tot lidmaatschap leiden: maximaal 1 jaar na de laatste contactname;
• Ledengegevens: tijdens de duur van het lidmaatschap en daarna zolang de wettelijke (onder meer boekhoudkundige) bewaarplichten dat vereisen, tot maximaal 7 jaar na het einde van het lidmaatschap;
• Technische logbestanden van de webserver: maximaal 12 maanden;
• Chatgesprekken met de AI-assistent worden niet aan uw identiteit gekoppeld.

6. Uw rechten

U heeft steeds het recht op inzage in en verbetering van de persoonsgegevens die Camelot van u verwerkt. U heeft tevens recht op wissing van uw persoonsgegevens, beperking van de verwerking en overdraagbaarheid van uw gegevens, in zoverre de AVG hierin voorziet.

U kan een gegeven toestemming op ieder moment intrekken en u kan bezwaar maken tegen verwerkingen op grond van gerechtvaardigd belang, waaronder het gebruik van uw gegevens voor uitnodigingen en clubcommunicatie.

U oefent deze rechten uit via bestuur@camelotbeleggers.club. Wij reageren binnen één maand op uw verzoek. Om uw identiteit te verifiëren kunnen wij om bijkomende informatie vragen.

U heeft tevens het recht om klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit: de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, tel. +32 (0)2 274 48 00 (gegevensbeschermingsautoriteit.be).

6bis. Uw gegevens laten verwijderen (ook voor de Camelot-app)

Deze procedure geldt voor de vereniging Camelot Beleggersclub en voor de mobiele app “Camelot Beleggersclub”. Wil u dat wij uw persoonsgegevens wissen, ga dan als volgt te werk:

1. Stuur een e-mail naar bestuur@camelotbeleggers.club met als onderwerp “Verzoek tot verwijdering van mijn gegevens”.
2. Vermeld de naam en het e-mailadres waarmee u bij ons gekend bent, zodat wij uw verzoek aan het juiste dossier kunnen koppelen.
3. Wij kunnen bijkomende informatie vragen om uw identiteit te verifiëren. Wij reageren binnen één maand.

Wat wordt verwijderd. Uw profielgegevens (naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres, geboortedatum, profielfoto), uw berichten en reacties in de clubomgeving, uw app-zittingen en het toestel-id van uw toestellen, en het push-token voor meldingen. Het verwijderen van de app op uw toestel wist die gegevens niet automatisch bij ons — daarvoor is dit verzoek nodig.

Wat wij moeten bewaren, en hoe lang. Gegevens die wij wettelijk moeten bijhouden — onder meer de boekhoudkundige stukken en de gegevens die bij uw lidmaatschap en de afrekening ervan horen — blijven bewaard zolang de wettelijke bewaarplichten dat vereisen, tot maximaal 7 jaar na het einde van het lidmaatschap (zie punt 5). Daarna worden ook die gewist. Een verzoek tot verwijdering beëindigt op zichzelf geen lidmaatschap; daarvoor geldt de uittredingsprocedure uit het huishoudelijk reglement.

7. Beveiliging van uw gegevens

Camelot neemt passende technische en organisatorische maatregelen om verlies, misbruik, openbaarmaking, ongeautoriseerde toegang of wijziging van uw persoonsgegevens te voorkomen. De website en de clubsystemen zijn onder meer beveiligd met versleutelde verbindingen (TLS), toegangscontrole en het principe van dataminimalisatie: op de publieke website verschijnen nooit persoonlijke gegevens of individuele cijfers van leden. Financiële ledeninformatie is enkel toegankelijk via het beveiligde archiefportaal.

8. Minderjarigen en de Tienertafel

De website en het gewone lidmaatschap van Camelot richten zich op personen van 18 jaar of ouder. Daarnaast kent de club één uitzondering die uitdrukkelijk voor jongeren bedoeld is: de Tienertafel (Ronde Tafel Sir Lancelot), waaraan jongeren van 12 tot en met 17 jaar deelnemen. De jongere is daarbij zelf geen lid. Zijn ouder of wettelijke vertegenwoordiger is het lid, en de jongere neemt deel onder diens volmacht en verantwoordelijkheid.

De toestemming van de ouder gaat vooraf. Voordat er van een jongere persoonsgegevens verwerkt worden, ondertekent zijn ouder of wettelijke vertegenwoordiger een afzonderlijke toestemming (artikel 8 AVG). Dat is een verzegeld document en geen vinkje, en het noemt uitdrukkelijk waarvoor het geldt: de app, het privégesprek met een begeleider en de digitale gids. Zonder die handtekening verleent het systeem geen toegang — de koppelcode waarmee de app geopend wordt, wordt dan geweigerd. De toestemming kan op elk moment worden ingetrokken.

De app Seekers of Avalon. Voor de Tienertafel bestaat een afzonderlijke app, los van de Camelot-app uit punt 9. Daarin verwerken wij van de jongere: zijn naam en aanspreking, zijn geboortedatum, zijn mobiele nummer, een profielfoto indien hij die plaatst, de berichten die hij met een begeleider wisselt, en de vragen die hij aan de digitale gids stelt. Aanmelden gebeurt met een koppelcode van zes cijfers die per sms naar het mobiele nummer van de jongere zelf gaat; die code is één uur geldig en éénmalig te gebruiken. Er is geen wachtwoord en geen e-mailadres. Voor het verzenden van die sms doen wij een beroep op een berichtendienst binnen de Europese Unie.

De ouder kan meekijken, en de jongere weet dat. De ouder heeft inzage in de app van zijn kind, met inbegrip van de gesprekken met een begeleider. Dat is het tegengewicht bij de toestemming die hij geeft. Het staat met zoveel woorden in de app zelf: meekijken zonder dat het kind het weet, zou geen bescherming zijn maar toezicht.

De digitale gids. De app bevat een gids die vragen van de jongere beantwoordt, uitleg geeft en uitdrukkelijk geen beleggingsadvies verstrekt. Om die vragen te beantwoorden wordt de vraag — samen met de voornaam en de aanspreking van de jongere en de laatste beurten van hetzelfde gesprek — verzonden naar Anthropic, de aanbieder van het onderliggende taalmodel, die daarbij optreedt als verwerker. Er worden geen financiële gegevens en geen gegevens van andere leden meegestuurd.

Hoe lang wij dit bewaren. Berichten met een begeleider en gesprekken met de gids worden na twaalf maanden automatisch gewist. Een koppelcode vervalt na één uur en wordt na één dag verwijderd. De sleutel waarmee een toestel aangemeld blijft, vervalt na 180 dagen of na 60 dagen zonder gebruik, en wordt daarna gewist. Gegevens die bij het lidmaatschap en de afrekening horen, volgen de termijnen uit punt 5 en 6.

Rechten. De rechten uit punt 6 — inzage, verbetering, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar — gelden onverkort voor de gegevens van de jongere en worden uitgeoefend door zijn ouder of wettelijke vertegenwoordiger. Wordt de toestemming ingetrokken, dan vervalt de toegang van de jongere tot de app en worden zijn gegevens gewist, met uitzondering van wat wij wettelijk moeten bewaren.

Buiten de Tienertafel verzamelt of verwerkt Camelot nooit bewust persoonsgegevens van minderjarigen. Worden die te goeder trouw toch verwerkt, dan wist Camelot ze zo snel mogelijk na kennisname.

9. De Camelot-app

Naast de website en het ledenportaal biedt Camelot een mobiele app voor iOS en Android, kortweg Camelot. Alles wat in deze Privacy policy staat — de verwerkingsverantwoordelijke, de rechtsgronden, de bewaartermijnen, de beveiliging en uw rechten — geldt onverkort ook voor die app. Functioneel is de app het ledenportaal in zakformaat, met daarbovenop de toestelfuncties die hieronder beschreven staan. Al het verkeer van de app gaat naar de eigen server van de vereniging (leden.camelotbeleggers.club, gehost bij Hetzner in de Europese Unie); de app maakt geen verbinding met het externe ledenplatform uit punt 4. In de app kan u geen account aanmaken: aanmelden kan uitsluitend met een e-mailadres dat al in het ledenregister staat.

Rechtsgrond. De verwerkingen in dit punt steunen op de uitvoering van uw lidmaatschap (art. 6.1.b AVG) en, waar het gaat om de beveiliging van uw aanmelding en om de verantwoording van wat er namens de club verstuurd wordt, op ons gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG). De toestemming die uw toestel u vraagt voor camera, microfoon, fotobibliotheek of meldingen is een toestemming aan het besturingssysteem van uw toestel; ze staat naast deze rechtsgronden en u kan ze op elk moment intrekken in de instellingen van uw toestel.

Foto’s en video’s. Bij een bericht in de chat of in een zaal kan u een foto uit uw fotobibliotheek plaatsen of een video van maximaal 60 seconden opnemen. Voor die opname gebruikt de app uw camera én uw microfoon: het geluid hoort bij de video. Het bestand gaat naar de eigen server van de vereniging en wordt daar bewaard zolang het bericht bestaat. Het is enkel zichtbaar voor de leden die toegang hebben tot dat gesprek of die zaal, en komt nooit op de publieke website of bij derden terecht. Verwijdert u het bericht, dan wordt het bestand meteen van onze server gewist; het bericht zelf blijft als verwijderd gemarkeerd in onze administratie staan, zonder nog aan iemand getoond te worden, zodat achteraf te verantwoorden blijft wat er gebeurd is.

Foto’s worden op onze server automatisch verkleind en opnieuw opgeslagen. De metadata die uw toestel in het oorspronkelijke bestand zette — waaronder eventuele GPS-coördinaten — blijft daarbij niet bewaard. Video’s en geanimeerde GIF’s worden ongewijzigd bewaard: draagt zo’n bestand metadata, dan blijft die in het bestand staan. Camelot leest die metadata nergens uit en gebruikt ze nergens voor; de app vraagt geen toegang tot uw locatie en leidt uw locatie ook niet af.

Pushmeldingen. Laat u meldingen toe, dan bewaren wij per toestel een pushtoken: een technisch adres waarmee een melding op dít toestel afgeleverd kan worden. Wij gebruiken het uitsluitend voor clubzaken — een nieuwe stemming, een live uitzending, een bericht van het bestuur — en nooit voor reclame. De aflevering verloopt via de pushdienst van Expo (Verenigde Staten) en vandaar via Apple (APNs) of Google (FCM); die diensten treden daarbij op als verwerker en zien het token en de tekst van de melding. Voor die doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte gelden dezelfde waarborgen als in punt 4 (adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen). Van elk verstuurd pushbericht houden wij een logboek bij — titel, tekst, doelgroep en wie het verstuurde — zodat achteraf altijd na te gaan is wat er namens de club verstuurd is; dat logboek hoort bij de clubadministratie en volgt de bewaartermijn uit punt 5.

Wil u geen meldingen meer, dan zet u ze uit in de instellingen van uw toestel: er komt dan niets meer binnen. Het bewaarde token wordt vervangen bij elke nieuwe aanmelding op hetzelfde toestel en verdwijnt zodra de pushdienst ons meldt dat uw toestel niet meer bereikbaar is, bijvoorbeeld nadat u de app verwijderd heeft. Wil u het meteen laten wissen, vraag dat dan via bestuur@camelotbeleggers.club — enkel uitloggen wist het token niet.

Toestel-id. Bij de eerste start maakt de app een willekeurig nummer aan dat alleen binnen deze app bestaat en dat in de beveiligde sleutelhanger van uw toestel bewaard wordt. Dat nummer gaat mee wanneer u een inlogcode aanvraagt en bij elke aanmelding. Wij bewaren het bij uw app-zittingen, samen met een algemene toestelaanduiding (letterlijk ‘iPhone’ of ‘Android’ — de naam van uw toestel lezen wij niet uit) en het tijdstip waarop dat toestel voor het laatst iets deed. Waarom: zo werkt uw inlogcode alleen op het toestel dat hem aanvroeg — een doorgestuurde code is daarmee waardeloos — en kan een verloren toestel gericht uitgezet worden zonder uw andere toestellen te raken. Het is uitdrukkelijk geen advertentie-identificatie: het nummer wordt met niemand gedeeld, is voor andere apps onzichtbaar en dient nergens anders voor.

Een app-zitting duurt 12 uur en kan tot 30 dagen ververst worden; daarna meldt u zich opnieuw aan. Verwijdert u de app, dan is het toestel-id op uw toestel weg; bij ons vervalt de zitting op haar einddatum of zodra u het toestel intrekt, en worden de vervallen gegevens een maand later opgeruimd. In de app ziet u zelf op welke toestellen u aangemeld bent en kan u de toegang per toestel intrekken.

Face ID en Touch ID. U kan de app met uw gezicht of uw vingerafdruk ontgrendelen. Die controle gebeurt volledig op uw eigen toestel, in de beveiligde chip die Apple daarvoor voorziet (de Secure Enclave). Het biometrische gegeven zelf verlaat uw toestel nooit: de app krijgt van het besturingssysteem uitsluitend te horen óf de controle gelukt is, en niets anders. Camelot ontvangt en verwerkt dus geen biometrische gegevens.

Wat u verder in de app achterlaat. Voor het overige verwerkt de app dezelfde gegevens als het ledenportaal: uw naam en e-mailadres, uw positie in de vereniging, de berichten die u aan andere leden schrijft, uw stem en uw bijdragen aan een stemdossier, een verzoek tot verhoging van uw hoofdsom of tot uittreding, en uw handtekening wanneer u een document ondertekent. Bij zo’n ondertekening leggen wij ook datum, uur, IP-adres en toestelgegevens vast, als bewijs dat de handtekening van u komt; die gegevens horen bij het ondertekende stuk en volgen de bewaartermijn daarvan. Daarnaast houdt de app bij tot waar u een gesprek gelezen heeft, welke zaal u bekeken heeft en welke reactie u gaf. Dat is nodig om ongelezen-tellers, nieuw-markeringen en reacties te laten werken; het wordt niet gebruikt om uw gedrag te analyseren en er wordt niet geprofileerd.

Zoeken in de app. Zoekt u in het besluitenboek, de vergaderstukken of de opnames, dan reist uw zoekterm mee als onderdeel van het opgevraagde webadres en komt hij daardoor in het technische logboek van de server terecht. Die logbestanden worden maximaal 12 maanden bewaard (zie punt 5).

Live uitzendingen. Kijkt u naar een live uitzending, dan loopt het beeld rechtstreeks van het toestel van de spreker naar het uwe; onze server brengt de twee enkel met elkaar in contact en telt hoeveel ridders meekijken, zodat de spreker dat ziet. Om zo’n rechtstreekse verbinding op te zetten vraagt uw toestel — zoals bij elke videoverbinding op het internet — zijn publieke IP-adres op bij de openbare hulpservers (STUN) van Google en Cloudflare. Die servers zien enkel dat IP-adres; er gaat geen beeld, geen geluid en geen enkel ander gegeven over u langs.

Geen tracking, geen reclame. In de app zit geen advertentienetwerk, geen analysepakket, geen crashrapportage van derden en geen enkele vorm van tracking. De app vraagt de reclame-identificatie van uw toestel (IDFA) niet op en gebruikt ze niet; u wordt niet gevolgd over andere apps of websites heen, uw gegevens worden niet verkocht en gaan niet naar datahandelaren. Buiten de eigen server van de vereniging legt de app enkel contact met de pushdienst hierboven en, terwijl u naar een live uitzending kijkt, met de genoemde hulpservers.

Uw rechten in de app. Uw eigen berichten, met de foto’s en video’s die eraan hangen, kan u zelf verwijderen; het bestand verdwijnt dan meteen van onze server. U ziet op welke toestellen u aangemeld bent en kan die toegang intrekken. Voor alle overige verzoeken — inzage, verbetering, wissing, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar — geldt punt 6: één bericht aan bestuur@camelotbeleggers.club volstaat. Het verwijderen van de app beëindigt uw lidmaatschap niet en wist uw ledengegevens niet.

10. Contactgegevens

Voor vragen, opmerkingen of het uitoefenen van uw rechten: bestuur@camelotbeleggers.club — Camelot Beleggersclub, Meersemhof 41, 9050 Gentbrugge.